Gouvernance de trésorerie et de change : qui décide quoi, et comment le tracer

Dans la majorité des PME et ETI que nous accompagnons, les décisions de change et de placement sont prises correctement — et ne sont écrites nulle part. Cela fonctionne jusqu'au jour où l'une de ces trois choses arrive : le commissaire aux comptes demande le référentiel, la personne qui décidait s'en va, ou une opération tourne mal et personne ne retrouve qui l'avait validée.

1. Le périmètre

Première section, la plus courte et la plus souvent bâclée. Elle énumère ce que la politique couvre : les entités concernées, les devises concernées, les instruments autorisés, les supports de placement autorisés. Tout ce qui n'y figure pas est interdit par défaut.

Cette formulation en liste fermée est ce qui protège réellement. Une politique qui énumère les instruments interdits sera toujours contournée par un produit non prévu ; une politique qui énumère les instruments autorisés ne l'est pas.

2. Les objectifs, formulés de façon vérifiable

« Minimiser le risque de change » n'est pas un objectif : ce n'est pas vérifiable. Une formulation exploitable ressemble plutôt à : « garantir que le cours moyen réalisé sur l'exercice ne s'écarte pas de plus de 2 % du cours budget retenu ».

La différence est opérationnelle : le second énoncé permet de dire, à la clôture, si l'objectif a été atteint. Le premier ne permet aucune évaluation, donc aucune amélioration.

3. Les limites

C'est le cœur du document. Quatre familles de limites, chacune chiffrée.

• Limites de couverture : les ratios par horizon et par nature de flux, avec leur bande de tolérance.
• Limites de contrepartie : le montant maximum d'engagement par établissement, pour ne pas concentrer tout le risque sur une seule banque.
• Limites de placement : le montant et la part maximum par support et par émetteur, avec la durée maximale d'immobilisation.
• Limites d'instrument : le notionnel maximum par opération et le notionnel total autorisé en cours à tout instant.

4. Les délégations

Un tableau à trois colonnes — quel acte, qui décide, qui contrôle — vaut mieux que trois pages de prose.

Le test de qualité d'un tableau de délégation est simple : prenez les cinq dernières opérations réalisées et vérifiez que chacune entre dans une ligne. Celles qui n'y entrent pas révèlent les trous.

5. La séparation des fonctions

C'est l'exigence que soulèvent systématiquement les auditeurs et que les petites structures ont le plus de mal à satisfaire : la personne qui décide une opération ne devrait pas être celle qui la confirme à la banque ni celle qui la comptabilise.

Dans une équipe de deux ou trois personnes, la séparation complète est impossible. La réponse acceptable n'est pas de faire semblant, c'est de compenser par des contrôles a posteriori documentés :

1. Un rapprochement mensuel entre les opérations enregistrées et les confirmations bancaires reçues, visé par une personne distincte de celle qui a traité.
2. Une revue trimestrielle du portefeuille de positions par un tiers — expert-comptable, conseil externe, administrateur.
3. Une double signature au-delà d'un seuil, mise en place directement dans les habilitations de la banque : c'est le contrôle le plus robuste, parce qu'il est exécuté par un tiers.

6. La revue et la traçabilité

Dernière section : qui relit la politique, à quelle fréquence, et où sont conservées les traces. Une politique non revue depuis quatre ans perd sa valeur probante, parce que l'auditeur constatera qu'elle ne décrit plus l'activité réelle.

• Revue annuelle par le comité financier, validation formelle par le conseil ou la direction générale.
• Conservation des confirmations bancaires, de la documentation de couverture et des procès-verbaux de comité dans un même dossier, accessible en une demande.
• Journal des décisions : une ligne par opération significative, avec la date, le décideur, le montant et le motif. C'est ce journal que l'on présente en premier lors d'un audit.

Le format : une page, pas trente

Un document de trente pages ne sera pas lu, donc pas appliqué, donc sans valeur probante. Les politiques qui fonctionnent tiennent en une à trois pages : le périmètre en liste, les limites en tableau, les délégations en tableau, la revue en trois lignes. Tout ce qui dépasse relève d'annexes techniques, pas de la politique elle-même.